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Naviguer entre les modules

Depuis le Portail, cliquez sur la carte du module. Vous êtes automatiquement authentifié (SSO). Pour revenir, utilisez le lien ← Retour au portail dans la barre de navigation.

En-tête du portail

L'en-tête se compose de deux lignes :

• Barre supérieure — logo, nom de la plateforme, avatar, nom d'utilisateur, accès à l'aide et déconnexion
• Barre de navigation — onglets des modules disponibles, soulignés en bleu pour l'onglet actif

Page d'accueil

Après connexion, vous accédez à :

• Votre profil (rôle, entreprise, dernière connexion)
• Les modules auxquels vous avez accès
• Des statistiques en temps réel sur chaque carte module :
  • Présence RH — effectif actif et taux de présence sur 30 jours
  • Gestion des accès — demandes en attente (approbation + IT) et révocations en attente IT
  • Équipements — appareils en service, restitutions en attente, disponibles
  • Événements — événements à venir et inscriptions en attente

Changer de langue

Boutons 中文 / FR dans l'en-tête de chaque module.

Créer un compte utilisateur

1. Section Comptes → bouton + Inviter un utilisateur
2. Saisir l'identifiant, le nom complet et l'adresse e-mail
3. Sélectionner le Département — liste déroulante des départements déjà connus (déduits des fiches employés), ou Autre pour saisir un nouveau nom
4. (Super Admin uniquement) Cocher ⭐ Super Administrateur pour un accès total à tous les modules, sans avoir à les cocher un par un
5. Pour chaque module listé dans Accès par module, choisir un niveau : Aucun accès / Lecture / Utilisateur / Admin — et cocher la case IT à côté des modules qui le proposent (accorde le rôle technique IT sur ce module, indépendamment du niveau choisi)
6. Valider → un e-mail d'activation est envoyé (lien valable 48h)

Modifier les permissions d'un utilisateur

1. Section Comptes → cliquer sur l'utilisateur → icône Accès
2. Ajuster le niveau par module, les cases IT, le département et — pour Présence RH uniquement — les sociétés autorisées (filtre les données de présence visibles pour ce compte)
3. Cliquer sur Enregistrer

Permissions spéciales

Dans le menu déroulant d'un compte (liste Comptes), une permission supplémentaire est disponible indépendamment des niveaux par module :

• Accorder Direct — permet à un compte non-administrateur d'accorder directement des accès système sans passer par le circuit de demande/approbation habituel (voir Autorisation directe dans le module Gestion des accès).

Réinitialiser un mot de passe

1. Section Comptes → cliquer sur l'utilisateur
2. Bouton Réinitialiser le mot de passe → un lien est envoyé par e-mail

Comptes verrouillés

Section Comptes verrouillés : liste les comptes temporairement bloqués après 5 tentatives de connexion échouées (blocage automatique de 15 minutes). Bouton Déverrouiller pour lever le blocage immédiatement sans attendre le délai.

Connexion Microsoft (Entra ID) (Super Admin uniquement)

Section Connexion SSO : active/désactive le bouton « Se connecter avec Microsoft » sur la page de connexion du portail, et liste les comptes actuellement liés à un compte Entra ID (Azure AD) de l'organisation.

État du système (Super Admin uniquement)

Section État système : santé du processus serveur (PM2), espace disque, taille et date de dernière modification de chacune des bases de données du système.

Sauvegarde (Super Admin uniquement)

Section Sauvegarde : bouton Sauvegarder maintenant pour déclencher une sauvegarde immédiate de toutes les bases de données ; liste des sauvegardes existantes avec téléchargement et suppression.

Consulter les journaux d'activité

Section Activité : affiche toutes les actions (connexions, modifications, erreurs) avec horodatage et IP.

Journaux de notifications (Super Admin uniquement)

Section Notifications (visible uniquement pour les comptes Super Admin) : historique complet de tous les e-mails envoyés par la plateforme. Filtres disponibles par module, statut, destinataire et période. Statistiques : total, envois du jour, échecs.

Importer les pointages

1. Onglet Importation
2. Glisser-déposer le fichier XLSX ou sélectionner via le bouton
3. Vérifier l'aperçu → cliquer Importer

Saisie manuelle d'un pointage

Permet d'ajouter ou de corriger un pointage pour un employé qui n'a pas badgé (badge oublié, carte perdue, etc.).

1. Onglet Importation → section Saisie manuelle (visible pour admin uniquement)
2. Rechercher l'employé dans le champ Employé — saisir quelques lettres pour filtrer
3. Sélectionner la société, la date, et renseigner l'heure d'arrivée et/ou de départ
4. Cliquer Enregistrer

Consulter les présences

• Onglet Tableau de bord : vue globale, taux de présence, anomalies
• Onglet Rapports : filtrer par période, département, employé
• Onglet Employés : fiche par employé avec historique complet

Configurer les règles de présence

1. Onglet Règles
2. Sélectionner la société ou l'employé
3. Modifier les horaires, jours travaillés, tolérance, pause
4. Enregistrer

Gérer les employés

• Onglet Employés → Aperçu employés
• Ajouter un Préarrival (nouvel employé attendu) : bouton + Préarrival
• Marquer un employé comme Démissionnaire : bouton rouge sur sa fiche → une fenêtre de confirmation s'affiche avec deux champs :
  • Date de départ : date effective du départ (par défaut aujourd'hui, modifiable)
  • Confirmation du nom : saisir le nom exact de l'employé pour valider
• Si la date est aujourd'hui ou passée : départ immédiat — tâches créées et e-mail IT envoyé instantanément
• Si la date est future : statut 📅 Départ planifié — e-mail de pré-avis envoyé à IT immédiatement, tâches créées automatiquement le jour J à 08h00
• Un badge jaune « 📅 Départ planifié AAAA-MM-JJ » apparaît sur la fiche de l'employé jusqu'à la date effective

Rôles autorisés

Seuls les comptes Administrateur, Responsable RH et Assistant(e) RH peuvent saisir ou modifier des régularisations.

À quoi ça sert ?

Lorsqu'un pointage est absent ou marqué Données manquantes, la statistique de présence est faussée. La régularisation permet à l'équipe RH de confirmer le motif réel de l'absence et de corriger la donnée sans modifier le fichier source.

Quatre types disponibles :

• 🏠 Télétravail — journée effectuée à distance
• 🏖 Congé — congé payé ou RTT
• 📋 Abs. justifiée — absence avec justificatif (maladie, etc.)
• ❌ Absent — absence non justifiée

Saisir une régularisation

1. Aller dans l'onglet Régularisations
2. Sélectionner la société (PFS par défaut) et la semaine
3. Cliquer sur Actualiser pour afficher la grille
4. Utiliser le champ Filtrer un employé… (en haut à droite de la grille) pour retrouver rapidement un collaborateur parmi tous les effectifs
5. Cliquer sur + Régulariser en regard de la journée concernée (cellule vide ou Données manquantes)
6. Choisir le type, ajouter une note si nécessaire, puis Confirmer

Modifier ou supprimer une régularisation

Une régularisation peut être modifiée autant de fois que nécessaire : cliquer sur le badge coloré de la journée concernée, ajuster le type ou la note, puis Confirmer. Chaque modification écrase la précédente et met à jour l'opérateur.

Pour supprimer, ouvrir la régularisation et cliquer Supprimer cet ajustement.

Lire la grille

• Badge coloré : journée régularisée — indique le type et l'opérateur (✓ nom)
• Statut de présence (vert / jaune / rouge) : pointage réel importé, lecture seule
• + Régulariser (tirets) : aucune donnée pour ce jour — à traiter
• Nom de l'employé cliquable : cliquer sur le nom dans la première colonne ouvre directement la fiche de présence détaillée de l'employé

Créer un préarrival (HR/Admin)

1. Portail → Présence RH → onglet Employés → bouton + Préarrival
2. Ou directement depuis le Portail intranet (section IT Intégration)
3. Renseigner : nom complet (en majuscules — servira pour le badge et le compte e-mail), département, date d'arrivée prévue, nom du responsable
4. Choisir le type de boîte e-mail :
   • Boîte professionnelle — @parisfashionshops.com (cas standard)
   • Boîte interne — @parisfashionshops.fr (stagiaires et CDD courts sans échanges externes)
5. Cliquer Vérifier pour relire le nom → Confirmer et envoyer

Deux e-mails sont envoyés automatiquement :

• IT : préparer Badge, Matériel, Comptes — avec le type de boîte e-mail à créer clairement indiqué
• Responsable : rappel de préparer les demandes d'accès

Suivi IT (checklist)

Depuis le Portail (section IT Intégration) ou depuis l'onglet Employés :

• Cocher Badge une fois le badge d'accès créé
• Cocher Matériel une fois l'équipement préparé/attribué
• Cocher Comptes une fois les accès systèmes configurés

Chaque item coché affiche l'opérateur et l'horodatage (non modifiable). La progression est visible sous forme de barre (0% / partiel / 100%).

Transitions automatiques de statut

Un Historique des arrivées (plié par défaut) liste tous les employés intégrés ou convertis.

Déclencher le départ

1. Présence RH → onglet Employés → trouver l'employé → bouton Marquer comme démissionnaire
2. La fenêtre de confirmation affiche deux champs :
   • Date de départ : par défaut aujourd'hui, modifiable
   • Nom de l'employé : à saisir exactement pour valider
3. Cliquer Confirmer le départ

Départ immédiat vs. départ planifié

Ce qui se déclenche automatiquement

• Création d'une tâche de révocation pour chaque accès système actif (sans doublons si déjà traité)
• Création d'une tâche de restitution pour chaque équipement attribué (sans doublons)
• Envoi d'un e-mail récapitulatif à l'équipe IT avec :
  • Date de départ effective
  • Liste des équipements à récupérer
  • Liste des accès à révoquer
  • Lien vers le portail

Suivi post-départ

• Gestion des accès → onglet Révocations : IT coche chaque accès fermé
• Équipements → onglet Restitutions : IT confirme chaque retour de matériel

Supprimer définitivement un employé

Uniquement possible si l'employé est marqué comme démissionnaire.

1. Présence RH → onglet Employés → section Anciens employés
2. Bouton Supprimer définitivement → confirmation requise
3. Toutes les données (pointages, règles) sont supprimées de manière irréversible

Soumettre une demande d'accès

1. Onglet Demandes → bouton + Nouvelle demande
2. Rechercher et sélectionner l'employé
3. Cocher les systèmes souhaités (les systèmes déjà accordés apparaissent en vert — non sélectionnables)
4. Sélectionner le niveau d'accès pour chaque système (standard / admin)
5. Ajouter une note si nécessaire
6. Cliquer Soumettre

Suivre l'état d'une demande

Cliquer sur une demande affiche une frise chronologique : Soumis → Approbation → Confirmation IT, avec l'opérateur et la date à chaque étape. Les systèmes sans approbation requise affichent Auto-approuvé à l'étape Approbation.

Révoquer un accès

1. Onglet Révocations → bouton + Révoquer
2. Sélectionner l'employé et le système
3. Soumettre → l'IT reçoit une notification pour clôturer l'accès

Qui peut confirmer les accès ?

La confirmation IT est réservée aux comptes ayant le rôle Équipe IT, ou à tout utilisateur dont la permission Confirmation IT a été activée explicitement par un administrateur (quel que soit son rôle portail).

Activer des accès

1. Onglet Demandes → filtrer par En attente IT
2. Cliquer Confirmer ouverture IT sur une demande
3. Dans la fenêtre de détail, cocher chaque système une fois l'accès réellement ouvert dans le système concerné
4. Optionnel : saisir une remarque IT dans le champ texte sous chaque système (identifiants créés, date d'activation, instructions particulières…)
5. Le nom du confirmant et la remarque s'affichent à côté de chaque case cochée (non modifiable)
6. Quand tous les systèmes sont cochés → statut passe automatiquement à Approuvé et l'équipe demandeuse est notifiée par e-mail

Clôturer des révocations

1. Onglet Révocations → liste des tâches En attente
2. Pour chaque accès à fermer : cliquer Marquer comme fermé
3. Ou : bouton Tout valider pour clôturer toutes les révocations d'un employé en une fois

Révocation d'urgence

Dans l'onglet Accès actifs, un bouton IT exécute apparaît à côté du bouton habituel Révoquer pour les comptes IT. Il permet de couper immédiatement un accès en une seule étape, sans attendre qu'un manager/RH soumette d'abord une demande — à réserver aux situations urgentes (compte compromis, ex-employé encore actif sur un système).

Gérer le catalogue de systèmes

1. Onglet Systèmes → les systèmes sont regroupés par catégorie (accordéon)
2. Cliquer sur une catégorie pour la déplier/réduire ; boutons Tout étendre / Tout réduire disponibles
3. Modifier un système : cliquer sur la ligne → modifier nom, catégorie, niveau de sensibilité
4. Activer/désactiver un système (désactivé = n'apparaît plus dans les demandes)
5. Activer l'approbation obligatoire pour les systèmes sensibles

Gérer les catégories

Bouton Gérer catégories (onglet Systèmes) → ajouter, renommer ou supprimer des catégories.

Autorisation directe (bulk grant)

Onglet Matrice → sélectionner un système → bouton Autoriser → sélectionner plusieurs employés → confirmer. Disponible pour les administrateurs et les utilisateurs avec la permission Autorisation directe.

Accès actifs par employé

Onglet Accès actifs → liste groupée par employé (accordéon). Cliquer sur un nom pour voir tous ses accès actifs. Boutons Tout étendre / Tout réduire disponibles. Un résumé du nombre total d'accès actifs est affiché en en-tête.

Vue matrice

Visualisation croisée employés × systèmes. Deux modes :

• Vue système : colonnes = systèmes groupés par catégorie, en-têtes figés
• Vue matrice : tableau complet avec colonnes et lignes figées simultanément

Les employés démissionnaires ayant encore des accès actifs sont mis en évidence avec un encadré rouge et l'icône ⚠️. Un compteur de révocations en attente s'affiche dans la barre de résumé. La carte statistique Révocations sur le portail est cliquable et redirige directement vers l'onglet Révocations.

Onglet Révocations → panneau Transferts de fichiers. Permet d'organiser le transfert des fichiers cloud (Drive, OneDrive…) d'un employé sortant vers le compte d'un collègue, avec une validation avant exécution par IT.

Créer une tâche de transfert (HR / Manager / Admin)

1. Bouton + Nouvelle tâche
2. Sélectionner l'employé sortant, le système concerné (ex : Google Drive) et le compte destinataire des fichiers
3. Désigner un responsable d'approbation (par défaut, l'approbateur configuré pour ce système)
4. Ajouter une note si nécessaire → Soumettre

Approuver ou refuser

Le responsable désigné (ou tout compte Administrateur) clique Approuver ou Refuser (motif requis) — soit depuis le lien e-mail, soit directement dans le panneau. Un refus notifie automatiquement le demandeur par e-mail avec le motif.

Exécuter le transfert (Admin / IT)

Une fois approuvée, la tâche passe en À exécuter (IT). Une fois le transfert réellement effectué dans le système concerné, cliquer Marquer comme terminé (note optionnelle).

Consulter l'inventaire

Onglet Équipements : liste avec filtres par statut, catégorie, recherche libre.

Permissions par rôle

Ajouter un équipement (Admin / IT)

1. Onglet Équipements → + Ajouter équipement
2. Renseigner : nom, catégorie, marque, modèle, N° série, N° inventaire
3. Pour les consommables : indiquer le stock actuel et le seuil d'alerte
4. Enregistrer

Attribuer un équipement

1. Onglet Équipements → sélectionner l'équipement → Attribuer
2. Rechercher l'employé, saisir la date d'attribution
3. (Optionnel) Saisir l'e-mail de l'employé → un e-mail est envoyé automatiquement selon le type d'équipement
4. Confirmer

Demander un équipement (Manager / RH)

1. Onglet Demandes → + Nouvelle demande
2. Rechercher l'employé concerné
3. Choisir le type : Nouvel équipement ou Remplacement
4. Pour un remplacement, sélectionner dans la liste l'équipement actuellement en cours chez l'employé
5. Indiquer la catégorie souhaitée et le motif
6. Soumettre — l'équipe IT est notifiée par e-mail

Traiter une demande (Admin / IT)

1. Onglet Demandes → bouton Approuver ou Rejeter
2. Approuver ouvre le formulaire d'attribution habituel, pré-rempli avec l'employé de la demande → choisir l'équipement en stock et confirmer comme pour une attribution normale
3. Rejeter nécessite un motif, envoyé par e-mail au manager demandeur

Navigation rapide depuis les listes

• Cliquer sur un N° Actif dans l'onglet Attributions ou Restitutions ouvre la fiche détail de l'équipement
• Dans la fiche détail, le bouton ✏️ Modifier bascule directement sur le formulaire d'édition
• Cliquer sur le nom d'un employé dans les Attributions ouvre le tiroir latéral listant tous ses équipements en cours et son historique

Confirmer une réception (Admin / IT)

• Haute valeur : l'employé signe via le lien e-mail (pad de signature + PDF). La réception est marquée automatiquement à la signature.
• Standard : l'employé clique le lien e-mail de confirmation, ou un administrateur/IT clique Confirmer réception dans l'onglet Attributions.
• Il est toujours possible de renvoyer le lien via le bouton Renvoyer e-mail depuis la fiche attribution.

Enregistrer une restitution (Admin / IT)

1. Onglet Restitutions ou onglet Attributions → bouton Retour
2. Sélectionner l'état de restitution : Bon état / Endommagé / Perdu
3. Confirmer → le statut de l'équipement est mis à jour automatiquement

Alertes stock bas (consommables)

Quand le stock descend en dessous du seuil configuré, l'équipe IT reçoit automatiquement un e-mail d'alerte.

Types d'événement

Créer un événement

1. Onglet Événements → + Nouvel événement
2. Renseigner : titre, description, date/heure, lieu, nombre de places, date limite d'inscription
3. (Optionnel) Activer la liste d'attente
4. Publier

Gérer les inscriptions

1. Cliquer sur un événement → onglet Inscriptions
2. Voir la liste des inscrits avec statut (confirmé / liste d'attente)
3. Actions : Renvoyer l'e-mail de confirmation, Exporter CSV

Valider les présences (check-in)

1. Ouvrir l'événement → section Accès scanner → + Générer accès scanner
2. Scanner le QR de session sur l'appareil dédié pour ouvrir la page de check-in
3. Sur la page de check-in, scanner le QR code de chaque inscription
4. La présence est enregistrée instantanément

Créer un sondage

1. Onglet Sondages → + Nouveau sondage
2. Renseigner : titre, description, date
3. (Optionnel) Ajouter une image bannière (ratio 3:1 recommandé)
4. Définir les options de vote dans l'éditeur de choix (glisser pour réordonner)
5. Configurer les options avancées :
   • Choix multiple : autoriser la sélection de plusieurs options
   • Afficher les résultats : montrer le décompte après vote
   • Champs d'inscription : nom et/ou e-mail — choisir Masqué / Optionnel / Obligatoire
6. Publier → un lien public est généré automatiquement

Partager et suivre un sondage

• Copier le lien public depuis la fiche du sondage → le partager par e-mail ou messagerie
• Les participants votent sans compte — le formulaire de vote s'affiche directement
• Si un e-mail est fourni, un e-mail de confirmation de vote est envoyé automatiquement (sans QR code)

Résultats et export

• Onglet Sondages → cliquer sur un sondage → section Résultats : graphique en barres, option gagnante mise en avant, pourcentage
• Section Participants : liste des votants avec choix et horodatage (heure de Paris)
• Bouton ⬇ Export CSV : exporte noms, e-mails, choix et date de vote
• Bouton ✕ sur une ligne : supprimer un vote individuel si nécessaire

Statistiques globales

Onglet Statistiques : KPI globaux (nombre d'événements, sondages, inscriptions, votes, check-ins). Sélectionner un événement ou un sondage pour voir le détail. Les listes sont cliquables pour navigation rapide.

Accès au module

Le module Abonnements est accessible depuis le portail. L'accès est accordé individuellement par un administrateur via Administration → Permissions utilisateur.

Ajouter un abonnement

1. Onglet Abonnements → + Ajouter
2. Renseigner : nom, éditeur, modèle de facturation, période, prix, devise
3. Lier un système (optionnel) pour comptage de sièges actifs
4. Définir les dates de début, fin de contrat et prochain renouvellement

Modèles de facturation

Importer depuis Qonto

Onglet Flux → Importer depuis Qonto — permet d'importer plusieurs paiements en une opération.

1. Zone ① — Transactions Qonto : coller le relevé de transactions depuis l'interface Qonto (contient numéros de facture, montants USD ou EUR)
2. Zone ② — Relevé bancaire EUR (optionnel) : coller le relevé bancaire pour associer les montants EUR réels aux transactions USD
3. Cliquer Analyser : les lignes détectées s'affichent en aperçu avec statut
4. Vérifier les correspondances (bordure verte 🔗 = EUR associé depuis le relevé bancaire)
5. Cliquer Importer pour enregistrer les paiements validés

Enregistrer un paiement manuel

1. Onglet Flux → sélectionner l'abonnement → + Ajouter une entrée
2. Saisir : période, montant (€), date de paiement, référence facture (recommandé)
3. Enregistrer

Suivi mensuel (Suivi)

Onglet Suivi : vue mensuelle de tous les abonnements avec leur statut de paiement pour le mois sélectionné.

Confirmer un renouvellement

1. Onglet Renouvellements : liste des échéances à venir ou en attente
2. Cliquer Confirmer — la prochaine date de renouvellement est mise à jour automatiquement

Alerte différence de sièges

Si le nombre de sièges saisi manuellement diffère des utilisateurs actifs liés au système, un badge d'avertissement apparaît sur la fiche. Ajuster le nombre de sièges ou le système lié.

Accès

Le module Logistique est disponible à l'adresse logistique.intra.pfs.paris. L'accès est contrôlé par SSO depuis le portail.

Importer des données de scan

1. Onglet Importation → sélectionner le site (FR ou IT), le mois et le type (B2C ou B2B)
2. Glisser-déposer le fichier CSV exporté depuis le système de tri (format UTF-16, séparateur tabulation)
3. Cliquer Importer

Tableau de bord B2C

• Transporteurs : répartition par transporteur (Chronopost, GLS, SML…) avec nombre de colis et barre de progression
• NoRead : nombre de colis avec code-barres illisible
• Port 0 : colis avec code-barres valide mais tri physique échoué (MeasureError, MultiRead, Closed) — distinct du comptage transporteur

Tableau de bord B2B

• Vue Entrées (IN) et Sorties (OUT) séparées
• OUT décomposé en deux blocs : PFS + SML / Smarty365 (GLS + Chrono)
• Comptages par transporteur avec progression visuelle

Onglet Analyse

Graphique journalier sur la période sélectionnée :

• Triés (bleu) — colis avec statut Sorted
• Exceptions (rouge) — tous les autres statuts (NoRead, RepeatCode, MeasureError…)

Le sélecteur de période regroupe les mois disponibles par année. Les directions IN/OUT ne s'affichent que pour B2B (B2C est toujours IN).

Règles de classification

Onglet Règles : gestion des règles qui associent un format de code-barres à un transporteur ou une catégorie. Chaque règle définit un préfixe, une longueur ou un pattern regex, et le label résultant.

Multi-site

Le filtre Site (FR / IT) isole les statistiques par entrepôt. Les imports sont taggés au site sélectionné au moment de l'importation.

Niveaux d'accès

Envoyer un SMS

1. Onglet Envoyer → sélectionner un contact/groupe ou saisir un numéro (format international, ex : +33612345678)
2. Rédiger le message (500 caractères maximum) — un modèle existant peut être inséré
3. Choisir la ligne d'envoi si plusieurs sont configurées → Envoyer

Boîte de réception et OTP

Onglet Boîte de réception : messages entrants reçus sur les lignes configurées. Les codes de vérification (OTP) envoyés par des services tiers vers ces numéros sont automatiquement identifiés et mis en évidence.

Contacts et modèles

Onglet Contacts : répertoire des numéros, organisables en groupes pour un envoi groupé rapide. Les modèles de messages (textes réutilisables) sont gérés depuis le même onglet.

Fournisseurs et lignes (Admin)

Onglet Fournisseurs : configuration des prestataires SMS (plusieurs fournisseurs possibles en parallèle) et des lignes d'envoi associées, chacune avec son propre expéditeur (sender ID).

Accès API externe (Admin)

Onglet API : création de comptes API pour des intégrations tierces (ex : notifications automatiques d'un NAS Synology). Chaque compte a sa propre clé, son quota, une liste blanche d'IP optionnelle, et un journal détaillé de tous les appels reçus (succès/échecs).

Paramètres (Admin)

Onglet Paramètres : activer/désactiver le module, ajuster les limites quotidiennes globales et par utilisateur, l'intervalle entre envois, et les deux limites anti-abus de l'envoi manuel (destinataires par envoi, SMS/jour/utilisateur).